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機構ホーム > トピックス > 平成23年度 > お客さまの情報が記載された書類の紛失等について

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お客さまの情報が記載された書類の紛失等について

2011年7月12日現在

 今般、当機構におきまして、お客さま等の情報が記載された書類の誤送付1事案及び紛失4事案が発生いたしましたので、ご報告いたします。

【事案1】お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を業務委託先へ誤送付
【事案2】お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を審査センター内で紛失
【事案3】お客さま1名さま分の氏名等が含まれる書類を支店内で紛失
【事案4】お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を本店内で紛失
【事案5】業務委託先社員1名さま分の氏名等が含まれる書類を支店内で紛失

 事案1につきましては、業務委託先から書類を発覚後速やかに回収していること、また、業務委託先には業務委託契約で守秘義務を課していることから、お客さまの情報が業務委託先の外部へ漏えいした懸念はないものと考えております。
 事案2から5までにつきましては、誤って廃棄してしまった可能性が高く、お客さま等の情報が外部へ流出した懸念は極めて低いものと考えております。

 お客さま等の情報管理の重要性につきましては、これまで機構内において徹底を図ってまいりましたが、このような事態を招きましたことは、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
 これまでもマニュアルの整備や職員に対する研修を実施し、お客さま等の情報の適切な管理に取り組んでまいりましたが、今回の事態を重く受け止め、全職員に対し、改めて注意喚起を行うとともに、点検活動等を通じ再発防止に向けて努めてまいります。

事案の詳細

[事案1]お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を業務委託先へ誤送付した事案

(1)誤送付した書類の概要  

 ア 件数等     
  1件(個人2名さま分)    

 イ 該当部署     
  首都圏支店(所在地:東京都文京区)    

 ウ 書類の内容等
書類の内容 含まれるお客さまの情報の内容
簡易配当通知書(1通) 氏名、電話番号及びFAX番号
(2)誤送付の状況

 平成23年3月24日、お客さまの情報が記載された書類を、お客さまを担当する業務委託先へ送付すべきところ、別の業務委託先が取り扱っていると誤認して郵送したことによる誤送付が発覚しました。

(3)外部への漏えいの懸念
 
 誤送付した書類については、発覚後速やかに回収を行っていること、また、誤送付先である業務委託先については業務委託契約で守秘義務を課していることから、お客さまの情報が業務委託先から外部へ漏えいした懸念はございません。

(4)お客さまへの対応
 
 誤送付の対象となったお客さまには、既に事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

[事案2]お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を審査センター内で紛失した事案

(1)紛失した書類の概要  

 ア 件数等
  1件(個人2名さま分)  

 イ 該当部署  
  審査センター(所在地:埼玉県さいたま市)  

 ウ 書類の内容等
書類の内容 含まれるお客さまの情報の内容
個人信用情報回答書(1通) 住所、氏名、生年月日、勤務先、ローン借入状況ほか
(2)紛失の状況

 平成23年6月6日、審査センターにおいて個人信用情報回答書が所定の場所に見当たらないことが判明し、その後審査センター内を隈なく捜索しましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。

(3)外部への漏えいの懸念

 紛失した書類は、当機構の審査センター内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実もないことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出した懸念は極めて低いものと考えております。

(4)お客さまへの対応

 紛失の対象となったお客さまには、既に事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

[事案3]お客さま1名さま分の氏名等が含まれる書類を支店内で紛失した事案

(1)紛失した書類の概要  

 ア 件数等    
  1件(個人1名さま分)
 
 イ 該当部署  
  首都圏支店(所在地:東京都文京区)

 ウ 書類の内容等
書類の内容 含まれるお客さまの情報の内容
借入申込書ほか融資手続関係書類一式 住所、氏名、生年月日、電話番号、職業、年収、資産内容ほか
(2)紛失の状況  

 平成23年5月25日、首都圏支店において融資手続関係書類一式を綴ったファイルが所定の場所に見当たらないことが判明し、その後支店内及び関係部署を隈なく捜索しましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。


(3)外部への漏えいの懸念  

 紛失した書類は、当機構の首都圏支店内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実もないことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出した懸念は極めて低いものと考えております。

(4)お客さまへの対応  

 紛失の対象となったお客さまには、既に事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

[事案4]お客さま2名さま分の氏名等が含まれる書類を本店内で紛失した事案

(1)紛失した書類の概要  

 ア 件数等  
  2件(個人2名さま分)
 
 イ 該当部署  
  住宅融資保険部(所在地:東京都文京区)
 
 ウ 書類の内容等
書類の内容 含まれるお客さまの情報の内容
貸付実行通知書(2通)、完済・保険関係消滅通知書(2通) 氏名、住所、生年月日、月収、職業、融資金額ほか
(2)紛失の状況  

 平成23年5月23日、住宅融資保険部において貸付実行通知書及び完済・保険関係消滅通知書が所定の場所に見当たらないことが判明し、その後部内を隈なく捜索しましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。

(3)外部への漏えいの懸念  

 紛失した書類は、当機構の住宅融資保険部内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実もないことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出した懸念は極めて低いものと考えております。

(4)お客さまへの対応  

 紛失の対象となったお客さまには、既に事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

[事案5]業務委託先社員1名さま分の氏名等が含まれる書類を支店内で紛失した事案

(1)紛失した書類の概要
 
 ア 件数等  
  1件(業務委託先社員1名さま分)
 
 イ 該当部署  
  南九州支店(所在地:熊本県熊本市)
 
 ウ 書類の内容等
書類の内容 含まれる業務委託先社員情報の内容
運行管理表(1通) 氏名及び業務委託先会社名
(2)紛失の状況  

 平成23年6月14日、南九州支店において運行管理表(公用車運転手(業務委託先社員)から機構に提出されたもの)が所定の場所に見当たらないことが判明し、その後支店内を隈なく捜索しましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。

(3)外部への漏えいの懸念  

 紛失した書類は、当機構の南九州支店内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実もないことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出した懸念は極めて低いものと考えております。

(4)お客さまへの対応  

 紛失の対象となった業務委託先社員の方には、既に事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

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